При создании базы данных мы пользовались содержащимися в издании «BalticConnections» архивными данными и базой данных, использованной при составлении каталога «Жизнь и деятельность Адмирала Корнелиуса Крюйса», изданного Нидерландско-Российским центром в 2009 году. При составлении этого каталога архивные данные также вводились в базу данных. Архивный справочник по Гане «Источники общего исторического прошлого Ганы и Голландии», изданный в 2007 году, был использован для определения критериев вводимых в базу архивных данных. Во взаимодействии с Национальным архивом было определено, какие поля в вышеназванной базе данных необходимы для базы данных архивного справочника. После изучения первых архивных документов в Национальным архиве список был расширен. Оказалось, что архивы содержат гораздо больше интересных и значительных сведений, чем предполагалось. В конце 2010 года все комментарии и замечания были учтены при составлении окончательной базы данных.

На уровне фондов в базу данных были введены следующие сведения: название фонда, номер доступа к архиву, название описи, период, объём, языки, доступность, наличие копий, фондообразование, краткое содержание и описание, архивы со сходными документами, публикации, прочие сведения и история ведения и комплектования архива. На уровне отдельных архивных документов вводилась следующая информация: инвентарный номер, описание, дата, группа, наличие копий/сканов и публичность.