До сих пор исследователи, проявлявшие интерес к истории России, пользовались изданием «Baltic Connections», описывающим архивы, составленные в период 1450— 1800 годов. Этот период, однако, является слишком ограниченным, представленные в издании описания не отличаются подробностью. К тому же представленная в старом издании информация касалась не только России, но и всего Балтийского региона, из-за чего внимание России было уделено очень ограниченное. В новый справочник предполагается включить более подробные и глубокие описания в отношении России.

На протяжении всего проекта использовалась база данных, в которую из голландских архивов вводились все относящиеся к вышеназванной теме архивные документы. Перед созданием этой базы данных в 2010 году был составлен обзор архивных документов, упоминающихся в издании «BalticConnections.» — архивном справочнике, состоящем из трёх частей и описывающем взаимоотношения на море между странами Балтийского региона, включая Голландию, в период 1450—1800 годов. Этот справочник был издан в 2007 году. Часть, касающаяся голландских архивов, была тщательно изучена. Для каждого существенного для базы данных документа в формате Word были занесены номера страниц в издании «Baltic Connections» И инвентарные номера в архивах, где можно найти соответствующую информацию. Данный Word-файл был разделён по ключевым словам и по архивам, при этом была отмечена разница между документами, явно имеющими отношение к России, и документами, имеющими возможное отношение к России. Этот Word-файл употреблялся также для ввода всех значимых архивных документов в голландских архивах.